13.08.2021 | Managed E-Mailarchiv

Haben Sie schon alle E-Mails im Archiv?

Können Sie die Frage nicht mit Ja beantworten, wird es Zeit sich mit uns in Verbindung zu setzen

Geltende rechtliche Anforderungen zwingen Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar aufzubewahren.

Rechtssichere E-Mailarchivierung

Reduzieren Sie den Aufwand und die Kosten für das Projekt E-Mail-Archivierung auf ein Minimum. Wir begleiten Sie fachmännisch und Schritt für Schritt durch einen kurzen Einrichtungsprozess und übernehmen fortan für Sie den Betrieb des Archivs.

Vorteile für Ihr Unternehmen

Rechtliche Sicherheit
Geltende rechtliche Anforderungen zwingen jedes Unternehmen, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar aufzubewahren. Kommt die Geschäftsführung dieser Pflicht nicht nach, drohen empfindliche Sanktionen. Die vollständige, originalgetreue und manipulationssichere Archivierung aller E-Mails ermöglicht zudem die Nutzung von E-Mails als Beweis und verbessert so den Standpunkt Ihres Unternehmens bei rechtlichen Konflikten.
Schutz vor Datenverlust
E-Mails können durch technische Fehler wie defekte PST-Dateien verloren gehen oder von Anwendern absichtlich oder unabsichtlich gelöscht werden. Oft löschen Anwender, sobald diese aus dem Unternehmen ausscheiden, das gesamte Postfach. Mit Hilfe unseres Managed-Service können solche Risiken vollständig ausgeschlossen werden.
Schnelles wiederfinden aller E-Mails durch intelligente Suchfunktionen
E-Mails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensressource. Unser Managed-Service ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre E-Mails und steigert so die Produktivität in Ihrem Unternehmen.
E-Mailserver werden entlastet
Gerade in größeren Unternehmen stellt das kontinuierlich wachsende E-Mail-Volumen eine Herausforderung dar. Steigende Storage-Anforderungen und immer komplexer werdende Backup- und Restore-Prozesse belasten die IT und deren Budgets. Durch die Auslagerung von E-Mails in Managed-Service kann diese Entwicklung nachhaltig vermieden werden.
One-Klick Restore für alle Anwender
Anwender können E-Mails mit nur einem Mausklick aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Das aufwändige Restore von Backups durch den Administrator entfällt völlig.
Verteilte E-Mails zusammenführen
Oft verteilen sich E-Mails über verschiedene E-Mail-Server, Anwender-Rechner oder externe Anbieter. Mit Hilfe von Managed-Service können alle E-Mails im Unternehmen zentral gesichert und durchsucht werden.

Einfach und günstig

Monatliche und nutzungsabhängige Kosten statt hoher Investitionskosten
Sie müssen weder Hardware anschaffen, noch zusätzliche Software lizenzieren
Wir planen die Lösung individuell nach Ihren Anforderungen
Wir übernehmen den Betrieb und die Wartung der Lösung
Wir stellen sicher, dass auch bei steigendem E-Mail-Volumen die notwendigen Server- und Storage-Ressourcen bereitstehen

5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung

Irrtum 1: Für die Steuer sind lediglich die Rechnungen wichtig. Alles andere muss nicht archiviert werden.
Nach den GoBD ist ein Unternehmen verpflichtet, die gesamten Geschäftsprozesse zu archivieren. Dazu zählen auch Angebote, Auftragsbestätigungen und Rückabwicklungen . Stichwort „Geschäftsrelevant“

Irrtum 2: Es reicht vollkommen aus, die wichtigsten E-Mails einfach auszudrucken.
Ausdrucken bedeutet, eine Kopie zu erstellen. Jedoch dürfen nach den GoBD nur Originalformate verwendet werden

Irrtum 3: Kleine Unternehmen benötigen keine E-Mail-Archivierung, die Pflicht gilt nur für große Konzerne.
Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den GoBD und können bei Nichteinhaltung eine Verletzung der Buchhaltungspflicht riskieren.

Irrtum 4: Backups decken die Archivierung doch mit ab – da wird keine zusätzliche Archivierung benötigt.
Klassischer Weise wird ein Backup nur ein Mal am Tag durchgeführt. Das bedeutet, dass alle Inhalte, die in der Zwischenzeit verändert, hinzugefügt oder gelöscht wurden, nicht im Backup enthalten sind.

Irrtum 5: Datenschutz und E-Mail-Archivierung passen nicht zusammen.
E-Mail-Archivierung und Datenschutz können durchaus in Einklang gebracht werden. Wichtig hierbei ist, dass E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten und deren Zweck der Verarbeitung nicht mehr gegeben ist – wie z.B. Bewerbungen nach Absage – gesondert behandelt werden.